本来、管理組合と管理会社はよきパートナーであり人間関係と同じように「信頼」が非常に大切です。不満が改善されず積もることで不信感につながり、修復不可能な関係となります。そんな中でわき出る感情が「新たな関係を築ける管理会社に変える」ことです。
では、どのようなアクションを起こせばいいのでしょうか。 ※以下、当社の経験則上、一般的なケースです
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STEP1理事会での意思決定
管理会社変更は個人の問題ではなく、マンション全体の問題ですので、管理会社変更を検討するかどうかの意思決定を理事会で行います。現管理会社への不満点や改善したい部分など、より具体化し、的確な管理会社を選定するために、理事会内での意見をまとめたり、組合員に対してのアンケートの実施等が重要です。
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STEP2現管理会社への契約保留の通知
まず、管理組合は委託契約（準委任・請負）によって管理業務を管理会社に委託しています。通常、管理委託契約の締結や解消は、総会決議事項のため総会に議案として提出し、総会の承認があった場合、契約条項に基づいて解約の申し入れを行うことで一方的に契約を終了させることができます。（その他期間満了、解除等）総会決議前の段階では、「『総会にて管理会社変更案が承認された場合』現契約の期間満了を以って解約する」という条件付きの解約通知を現管理会社へ通知します。
通常、契約書に2～3ヶ月前の解約予告に関する記載があります。 参考：標準管理委託契約書 第十九条を見る
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STEP3新管理会社候補の選定
理事会にて、管理会社変更を検討することの承認を得たら、新管理会社候補の選定です。この時、何社に問い合わせをするかは理事会にて決定します。問い合わせを始める前に、現在のご自身のマンションの管理仕様、契約内容を管理委託契約書等で確認しましょう。管理仕様内容・建物概要等を伝えることで、より現実的な見積書を取り寄せることが可能となり、比較検討もしやすくなります。 管理会社変更は、個人の問題ではなくマンション全体の問題ですので、総会に議案として提出する前に、区分所有者に報告を行い、理事会の活動に対する賛同を得ることが重要です。
そして、数社の中から理事会にて１社新管理会社候補を絞り、管理仕様内容の確認、委託金額についてつめていきます。 契約内容について重要な検討項目は以下４つです。
- 事務管理業務
- 管理員業務
- 清掃業務
- 建物・設備管理業務
せっかく管理会社を変更するのですから、現管理会社の不満点とその改善点を参考に、ここでしっかり決めた上で新管理会社を選定しましょう。
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STEP4新管理会社候補の会社による重要事項説明会の開催
新管理会社として候補に挙がっている管理会社は、後の契約締結可否に拘わらず、総会決議前に重要事項説明会を行わなければなりません。総会決議前であれば可能ですので、総会と同じ日に時間をずらして重要事項説明会を行うケースが多いです。
管理会社は、管理組合から管理事務の委託を受けることを内容とする契約を締結する場合、予め重要事項説明会を開く必要があります。そして、重要事項説明会開催の１週間前までに重要事項説明書を全組合員に配布すること、説明会にて管理業務主任者が全組合員に向けてその内容を説明する必要があります。
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STEP5総会の承認
そして、管理組合の最高意思決定機関である総会での決議をとるため、区分所有法や管理規約等に則った方法で定期・臨時総会を実施します。
（Ⅰ）各区分所有者に、（Ⅱ）管理規約におて定められている期間までに、（Ⅲ）開催案内・議案書を配布します。
議案書の内容 配布する議案書には、以下５項目は必須になります。
- 現管理会社を解約する旨（解約期日）
- 新管理会社候補の会社名
- 新しい管理委託契約内容（概要）
- 管理委託金額
- 契約期間（平成○年○月○日～１年間）
標準管理規約と異なる定めのない場合、普通決議＜出席組合員議決権の過半数（委任状等書面による出席を含む）＞の承認にて可決されます。管理規約 に定めない場合や、標準管理規約と異なる定めがある場合など、総会の成立要件は各マンションの管理規約によりある場合など、総会の成立要件は各マンションの管理規約により異なりますので、管理規約をよく確認してください。
普段あまり意識しない管理規約ですが、実は非常に重要なことがたくさん書かれています。法改正に合わせた管理規約の改正など、実は忘れてはならないものなのです。
いよいよ総会です。 ●可決された場合→次のアクションへ ●否決された場合→現管理会社のまま継続、減額や業務改善などの協議へ
承認後は、議事録を作成し全組合員と現管理会社への「解約通知書」に添付する必要があります。議事録の作成時、「議事録署名人の人数、場合によってはその方法」など記入に関しても管理規約にて定められていますので、議事録署名人の選出を総会時に行うなど明白にし、よく確認してください。
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STEP6現管理会社への解約通知
では、現管理会社への解約の旨を通知しましょう。解約通知は、管理委託契約書に記載されている「解約の申入れ」もしくは「契約の解除」の中途解約条項に基づき、発送する必要があります。
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STEP7現管理会社からの引継（引継会の開催）各種変更手続き
現管理会社から、竣工図等の重要な書類や共用部分の鍵などを、新管理会社に引き継ぎます。 ここで大前提なのは、管理会社同士の書類返還のやりとりはできません。 あくまでは持ち主は管理組合ですので、現管理会社から管理組合へ返還し、管理組合から新管理会社へ預ける形になります。
返還してもらうために、返還請求書面を現管理会社に提出します。
提出後準備する猶予期間（２週間ほど）のち、管理組合・現管理会社・新管理会社にて引継ぎを行います。 そして、管理組合会計の銀行口座や管理費等の収納方法、その他消防署への提出済書類の名義確認など、必要に応じて変更する必要があります。
いよいよ新管理会社による管理の開始です。
最後に
管理会社は、管理組合の味方であり、よいパートナーであり、よい相談相手です。上手に活用して、より快適で住みやすいマンションにするための管理にして頂きたいと思います。詳しい資料請求、見積依頼は下記フリーダイヤル、またはお問い合わせフォームより、お気軽にお問い合わせ下さい。